Belajar EMKL : tuslah

Lama tak berbagi informasi seputar dunia EMKL, Alhamdulillah siang ini sambil menunggu panggilan Dzhuhur mari kita wujudkan :)

Libur lebaran sudah berlalu, seminggu insyaa Allah cukuplah, apalagi kami yang berkiblat pada jadwal pelayaran it’s our long holiday. Setelah itu kembali rutinitas. Dan kalau diingat-ingat kembali, sepertinya kurang dari seminggu juga sih hheheheee …

4_kontainer menuju pelabuhan

Di satu siang, minus beberapa hari sebelum lebaran seorang costumer menanyakan tentang biaya tuslah container di Jakarta. Kalian mungkin sudah biasa mendengar istilah “tuslah” ini, dan kalau belum mulai hari ini insyaa Allah sudah tahu. Tuslah tak lain adalah biaya tambahan. Kalau istilah umumnya kenaikan tarif armada lalu-lintas baik darat, laut maupun udara karena adanya lonjakan penumpang. Biasanya diberlakukan menjelang hari raya (H-7) dan H+7 maupun hari-hari besar lain. Misal tahun baru atau liburan panjang. Persentase kenaikan Tuslah biasanya diatur oleh Dinas perhubungan.

Nah, untuk pengguna jasa container sendiri, tuslah terjadi akibat kepadatan arus  lalu-lintas darat sehingga dikeluarkanlah biaya ekstra agar container sampai ke tujuan dengan aman, selamat dan tak membahayakan pengguna jalan lainnya. Biaya tambahan yang dikeluarkan seperti pengalaman kemarin di tiga hari pertama berlaku biayanya lebih sedikit dibanding hari ke empat dan seterusnya.Untuk para pengguna jasa yang aktif melakukan pengiriman container hal ini terkadang tidak bisa dihindari, karena itu biasanya kami menginformasikan kepada mereka sebelum proses stuffing sehingga tidak akan terkejut jika kemudian si costumer dibebankan biaya tuslah.

Dan sepertinya tulisannya jeda dulu, lain waktu dilanjutkan kembali

Belajar EMKL : Delivery Order (D.O) part 2

DELIVERY ORDER (DO) adalah surat yang menyatakan kepemilikan atas barang atau muatan. D/O dapat diperoleh dengan menukarkan B/L ke perusahaan pelayaran.

Sebelumnya, saya sudah pernah menulis tentang D.O dan pada tulisan tersebut, anda juga bisa melihat contoh D.O yang kami gunakan untuk mengeluarkan (meng-on)kan container. Maksudnya, mengeluarkan container full ke luar dari wilayah otoritas kepelabuhan. Karena itu, di tulisan kali ini, saya hanya akan menambahkan satu contoh D.O untuk mengeluarkan container kosong dari wilayah otoritas kepelabuhanan.

contoh D.O Ekspor

contoh D.O Ekspor


Gambar di atas adalah salah satu contoh D.O untuk penanganan container ekspor.
Ke beberapa mahasiswa yang datang ke tempat kami untuk melakukan penelitian, magang atau hanya untuk sekedar memperoleh informasi mengenai ekspor, setelah melihat dokumen D.O biasanya akan muncul beberapa pertanyaan, antara lain :
1. Bagaimana cara memperoleh D.O ?
D.O diperoleh setelah kami mengirimkan Shipping Instruction (SI) kepada pihak pelayaran (Shipping Line),
setelah itu barulah mereka menerbitkan D.O dan memberikan/mengirimkannya kepada kami.
Beberapa shipping line yang biasa kami gunakan jasanya untuk ekspor : Wanhai (PT. Tresna Muda), SBL/SITC (PT.
Sinar Baru Logistik), PT. Wide Logistik, K-Line (PT. Hokky Jaya Abadi), Samudera Indonesia, Evergreen.
2. Bagaimana cara menggunakan D.O ?
Setelah D.O diterima, maka mulailah kami bergerilya. Sebagaimana yang pernah saya tuliskan di entah pelajaran
yang mana, bahwa saya tidak bekerja sendiri, melainkan dengan beberapa rekan dalam sebuah tim kerja. Satu orang
rekan saya, berbekal D.O yang telah kami terima mendatangi pelayaran untuk menebus D.O, empty dan seal
container, tak lupa pula mengecek kondisi fisik container di lapangan (lokasi container berada) layak atau
container tersebut kami gunakan, karena terkadang ada beberapa hal yang berbeda di lapangan sehingga kami harus
melaporkan kembali kepada pihak shipping line bahwa kami tidak dapat menggunakan container yang telah mereka
tunjuk dan kami mohon penggantian segera.

Sampai di sini dulu, semoga apa yang saya tuliskan bisa membantu anda. Tapi percayalah, semuanya akan lebih jelas dan lebih mudah dipahami jika anda terjun langsung di lapangan. Masih banyak hal yang harus dipelajari. Ok. Selamat belajar, bekerja dan semoga kita bisa sama-sama sukses.

Belajar EMKL : Doc. HC

HC adalah singkatan dari Health Certificate atau Sertifikat Kesehatan. Sertifikat Kesehatan yang dimaksud dalam hal ini berdasarkan Permen KP No. 29 Tahun 2008 adalah Sertifikat Kesehatan adalah dokumen resmi yang ditanda tangani oleh petugas karantina atau pejabat yang berwenang di negara asal atau negara transit yang menyatakan bahwa media pembawa yang tercantum di dalamnya tidak tertular hama dan penyakit ikan karantina dan/atau hama penyakit ikan yang diisyaratkan.

Adapun Persyaratan Permohonan HC dalam hal ini Ekspor ke negara mitra adalah sebagai berikut :
1. Surat Permohonan HC
2. Invoice dan Packing List
3. Foto Copy Sertifikat HACCP
4. Foto Copy Surat Keterangan Hasil Inspeksi (SKHI)
5. Riwayat Bahan Baku
6. Hasil Survailen Terbaru
7. Permohonan Stuffing jika diperlukan satu bulan
8. Laporan Evaluasi Verifikasi Kesesuaian Dokumen

Persyaratan Permohonan HC dalam hal ini Persyaratan Ekspor ke negara non mitra adalah sebagai berikut :
1. Surat Permohonan HC
2. Invoice dan Packing List
3. Foto Copy Sertifikat HACCP & Foto Copy SKP
4. Foto Copy Surat Keterangan Hasil Inspeksi (SKHI)
5. Laporan Evaluasi Verifikasi Kesesuaian Dokumen
6. Own Check Monitoring

contoh

belajar EMKL : TTB

TTB adalah singkatan dari Tanda Terima Barang. Sama halnya dengan perusahaan khususnya perusahaan jasa dan barang istilah ini sudah sangat meng”udin” alias familiar sekali.

contoh TTB

contoh TTB


seperti contoh TTB di atas, bentuknya hampir sama dengan yang umumnya dimana mencantumkan kop surat perusahaan dan nomor surat, hanya saja kontent-nya yang kami sesuaikan dengan fungsi kami sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) yang mencakup sebagai berikut :
1. Di sudut kanan atas (di bawah NOMOR SURAT) ada TANGGAL MUAT dan NO.POL (nomor plat) TRUCK yang memuat barang.
2. NAMA PENGIRIM
3. KAPAL (kapal yang memuat barang tersebut)
4. TUJUAN (port of destination/pelabuhan tujuan)
5. PENERIMA
6. ALAMAT (Alamat Lokasi Bongkar)
7. NAMA BARANG
8. NOMOR CONTAINER
9. NOMOR SEAL (nomor segel container)
10. JUMLAH BARANG
11. TANDA TANGAN : PENGIRIM, SUPIR (supir truck muat), PIHAK EMKL, PENERIMA (ditanda tangani sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah tiba di tujuan tanpa kekurangan sedikitpun).
12. Keterangan-keterangan tambahan lainnya yang kami anggap perlu seperti pada contoh :
Image - Copy
***. catatan kaki : Lembar ke 1,2,3 untuk Penerima dan EMKL, Lembar ke 4 untuk PEngirim/Gudang

belajar EMKL : Phytosanitary Certificate (PC)

Phytosanitary Certificate (PC) adalah Sertifikat Kesehatan Tumbuhan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh Institusi Karantina Tumbuhan.

PC diberikan oleh pihak Karantina Tumbuhan terhadap setiap permohonan ekspor komoditas tumbuhan yang diwajibkan/disyaratkan oleh Negara tujuan ekspor dari komoditi Tumbuhan tersebut, sebagaimana yang tertuang dalam Pasal 7 Undang-undang Nomor 16 Tahun 1992 tentang Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan junto Pasal 4 PP No. 14 tahun 2002 tentang Karantina Tumbuhan. yaitu :

( 1 ) Setiap Media Pembawa
yang akan dikeluarkan dari dalam Wilayah Negara Republik Indonesia, apabila disyaratkan oleh Negara tujuan WAJIB:
a) Dilengkapi Sertifikat Kesehatan Tumbuhan dari tempat pengeluaran bagi Tumbuhan dan bagian-bagiannya, kecuali Media Pembawa yang
tergolong benda lain:
b) Melalui tempat-tempat pengeluaran yang telah ditetapkan:
c ) Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas Karantina Tumbuhan di tempat-tempat pengeluaran untuk keperluan tindakan Karantina Tumbuhan.

 

Untuk memperoleh Phytosanitary Certificate setiap eksportir/pihak yang telah dikuasakan/ditunjuk oleh eksportir (PPJK/EMKL/EMKU), harus mengikuti prosedur administrasi dan teknis, mulai dari administrasi on-line ke [klik di sini]. Silahkan masukkan [username] dan [password] perusahaan anda, namun jika anda belum memiliki/ belum terdaftar, Silahkan Register terlebih dahulu perusahaan anda di Unit Pelayanan Teknis Karantina terdekat Masukkan kode perusahaan dan PIN perusahaan dengan benar… dan selanjutnya, jika anda telah meregister, namun dalam aplikasi awal anda menemui kesulitan untuk login, harap menghubungi Unit Pelayanan Teknis Karantina tempat perusahaan anda melakukan registrasi.

img018

SP-1-Ekspor (PPK online) … bakal phyto

[sampai di sini dulu ya, lain wkt dilanjutkan kembali ... kebetulan kemarin dan hari ini ada shipment, draft phyto sudah acc, dan container terakhir sepertinya sudah hampir tiba di pelabuhan. so, yukkkk cap cus ke Kantor Karantina dulu kita ya, buat pencetakan original ... :) ]

 

Belajar EMKL : Form Bentuk 1D

Form Bentuk 1 D merupakan form dengan rangkap 4 yang wajib diisi oleh Perusahaan Jasa EMKL  sebagai permintaan kepada pihak Pelindo untuk pelayanan jasa terminal peti kemas. Data-data permintaan yang tertulis pada fom 1 D antara lain :

  1. Nama kapal
  2. voyage
  3. GRT/panjang kapal
  4. tanggal tiba
  5. pelabuhan asal/ tujuan
  6. jenis pelayaran
  7. rencana kerja/kegiatan (tanggal dan jam)
  8. jumlah gang kapal
  9. jumlah bongkar muat
  10. jenis pelayanan jasa terminal peti kemas (stevedoring, haulage/trucking, lift on full, lift off full, lift on empty, lift off empty, stripping, stuffing, haulage/trucking empty, jasa reefer, angkut/ret, dermaga, penumpukan).
form 1D

form 1D

 

Belajar EMKL : closing time (C/T)

The Colombo Express, one of the largest contai...

The Colombo Express, one of the largest container ships in the world, owned and operated by Hapag-Lloyd of Germany on its maiden voyage into Hamburg, with the Köhlbrand bridge in the background (Photo credit: Wikipedia)

anda sudah pernah mendengar istilah closing ?

di beberapa perusahaan khususnya perusahaan jasa transportasi  dan finance istilah “closing” sering terucap dan terdengar.

Dalam dunia EMKL, closing time (C/T) adalah waktu ditutupnya pemasukan. artinya anda ataupun pihak ekspedisi tidak boleh lagi memasukkan barang untuk diikutkan atau agar termuat di kapal yang semula karena status kapalnya sudah closing/tertutup. Tertutup dalam hal ini, sudah tak bisa lagi mengangkut barang anda meskipun pada kapal tersebut masih ada beberapa space.
19122011647

kapan sebuah kapal dinyatakan closing ?

biasanya closing time sebuah kapal itu, enam jam setelah kapal sandar. “sandar” ya … (pakai tanda petik), bukan tiba, karena bisa saja kapal sudah tiba di pelabuhan kota tujuan tapi belum sandar atau masih berlabuh dan mencari tempat sandar.

namun, waktu 6 (enam) jam ini bukan sesuatu yang sifatnya mutlak. Pada kondisi-kondisi tertentu bisa saja sebuah kapal telah dinyatakan C/T padahal kapal belum tiba.

beberapa contoh kasus yang pernah terjadi :

satu ketika kami melakukan order ke pelayaran untuk kapal x yang estimasi tiba (eta) tiga hari kemudian, tetapi menurut pihak pelayaran kapal sudah closing. Di lain hari sebuah kapal dijadwalkan tiba di hari senin misalnya, namun 6 jam setelahnya belum dinyatakan closing. Kapal tersebut masuk dan sandar di hari senin, kemudian kembali berlabuh di hari selasa dan baru sandar kembali di hari rabu dan closing di hari rabu itu pula.

Apa yang akan dilakukan jika barang sudah terlanjur dimuat, namun kapal ternyata sudah closing ?

Jika kasusnya seperti itu, ada beberapa kemungkinan yang bisa terjadi. Anda harap tenang dulu don’t be tegang bin panik bin galau. Tarik nafas dalam-dalam dan mari kita lanjutkan kembali.

Biasanya, pihak pelayaran sudah menginformasikan tentang C/T ini kepada ekspedisi sebelum pemuatan. Jika pun pelayaran belum menginformasikan, jika anda adalah ekspedisi yang benar-benar dan sangat mengutamakan pelayanan kepada shipper/costumer anda, anda mestinya berinisiatif dan aktif menanyakan tentang C/T ini kepada pelayaran. Sebaiknya anda langsung menanyakannya segera setelah anda menerima jadwal kedatangan kapal.

Namun, meski anda telah mengetahui dan dapat membuat prediksi bila ada order apalagi jika berada di hari yang sama dengan closing time, action di lapangan kadang tak semulus jalan tol in your mind.

Masalah-masalah teknis di lapangan misalnya, dalam perjalanan menuju/kembali dari gudang muat terjadi kemacetan, kira-kira apa yang akan anda lakukan ?

Nah, di sinilah pentingnya komunikasi.

Ketika hal seperti ini terjadi, saya menginstruksikan pada teman yang bertugas di bagian operasional lapangan untuk segera menginformasikan kepada pihak pelayaran, dalam hal ini bagian lapangan/depo pelayaran. Teman tersebut memberitahukan kronologisnya dan dengan pembicaraan dan negosiasi yang baik, container bisa diikutkan di kapal yang telah berstatus C/T. Ini juga biasa kami istilahkan open closing.

Terminal peti kemas

Terminal peti kemas (Photo credit: Kumincir)

Kemungkinan terburuk yang akan terjadi jika open closing tak bisa adalah pemuatan anda akan dialihkan ke kapal terdekat berikutnya.

Belajar EMKL : Dokumen DO

Setiap unit kontainer sebelum diizinkan diangkut keluar area terminal peti kemas  harus dilengkapi dengan sejumlah dokumen antara lain surat jalan, lembaran DO atau “delivery order” dari perusahaan pelayaran.

DELIVERY ORDER (DO) adalah surat yang menyatakan kepemilikan atas barang atau muatan.  D/O dapat diperoleh dengan menukarkan B/L ke perusahaan pelayaran*.

*. khusus untuk container full yang akan di on kan/dibongkar/stripping di dalam/di luar wilayah otoritas kepelabuhanan. 

Berikut contoh DO yang telah kami tebus di PT. Pelayaran Caraka Tirta Perkasa (CTP) sebelum mengeluarkan container dari Pelabuhan Tanjung Perak, Surabaya. Nomor container tercantum dalam DO :

Contoh Dokumen DO (Delivery Order)

Contoh Dokumen DO (Delivery Order)

Belajar EMKL : Bill of Lading

Sumber Literasi : http://www.exim.web.id/2009/03/bill-of-lading-bl.html

Sumber Gambar : Arsip PT. Anugrah Trans Makassar

Bill of Lading (B/L)adalah dokumen perjalanan atau pemuatan. B/L dikeluarkan oleh pihak pengangkut baik pelayaran, penerbangan atau lainnya atau agennya yang menunjukkan bahwa pengirim mengirimkan barangnya dengan kesepakatan yang tertulis di dalam B/L tersebut. B/L ini jika oleh pelayaran lazim disebut Bill Of Lading (B/L) namun untuk maskapai penerbangan disebut Airwaybill, atau bahkan ada sebutan lain Ocean B/L, Marine B/L, Sea waybill. Apapun sebutan itu pada dasarnya sama adalah dokumen pengangkut, dan semua itu adalah dalam kategori B/L. (meski dalam prakteknya akan berbeda, tapi yang jelas kita samakan semua itu adalah b/l). Dan selajutnya kita sebut b/l saja ya..

Pendeknya b/l adalah bukti penyerahan / pengiriman barang dari pengirim kepada pelayaran untuk mengirimkan barangnya sampai ke tempat tujuan yang ditunjuk oleh si pengirim. Jadi B/l dapat berfungsi sebagai :
- Dokumen penyerahan barang dari eksportir kepada pihak ekspedisi
- Dokumen kontrak perjalanan antara eksportir dengan perusahaan ekspedisi
- Dokumen kepemilikan barang yang tertera dalam dokumen b/l

Dalam b/l wajib disebut, :
- nomer dan tanggal b/l dan ditandatangani yang mengeluarkan
- nama pengirim, penerima barang
- pelabuhan muat, bongkar
- nama sarana pengankut, nama kapal atau pesawat dan no perjalanannya
- nama, jumlah dan jenis barangnya
- berat bersih atau kotor barang
- model penyerahan barang, ongkos perjalanan dibayar dimuka atau dibelakang
- kondisi lain yang disepakati.

 

Berikut Contoh B/L untuk pelayaran Lokal/Dalam Negeri :

Contoh BL  Tanto-Original

Contoh : BL PT.Tanto Intim Line-Original

Contoh BL-Tanto Copy

Contoh BL-PT.Tanto Intim Line (Copy)

Contoh : BL PT. Meratus Line

Contoh : BL PT. Meratus Line

contoh : Surrender Notice PT. Meratus Line
contoh : Surrender Notice PT. Meratus Line